4. Was brauchst du wirklich?

Ob Gründer:in oder etabliertes Unternehmen…eine knifflige und sehr individuelle Frage.

Wir versuchen dir hier dabei zu helfen, die für dich richtigen Antworten finden zu können.

Viel Spaß beim Lesen!

Wie in den vorherigen Artikeln geht es hier um ein sehr individuelles Thema mit ebenso individuellen Antworten und Möglichkeiten.

Ein Handwerksbetrieb benötigt anderes Equipment und andere Services als eine Marketing-Agentur.

Es geht also zunächst erstmal (wie in den anderen Artikeln) darum, deine persönlichen Vorstellungen und den Bedarf deines Unternehmens zu ermitteln. Dazu solltest du am besten auch unsere anderen Artikel gelesen haben, in denen wir dir entsprechende Tipps und einen logischen Ablauf bereitgestellt haben.

Wenn du alle für dein Unternehmen notwendigen Dinge wie Equipment, Ausstattung, Räumlichkeiten, Website u.v.m. kalkuliert hast, geht es nun darum, wie du dich aufstellen willst und was du dafür wirklich benötigst.

Egal, ob Einzelkämpfer:in oder mittelständisches Unternehmen mit 200 Mitarbeiter:innen – du solltest dich so professionell und effizient wie möglich aufstellen!

Viele Gründer:innen starten erstmal und arbeiten nach dem Motto „das mach ich nach und nach“, etablierte Unternehmen wachsen entweder zu schnell und eher eher unkontrolliert oder arbeiten nach dem Motto „das hat jetzt 20 Jahre lang funktioniert, wird es auch weiterhin“.

Ich kann euch bereits jetzt verraten, dass beides ein großer Fehler ist! Auch verraten kann ich bereits jetzt, dass ein korrekter Aufbau oder Wachstum eines Unternehmens nicht so kompliziert, aufwendig und teuer ist, wie ihr glaubt – ganz im Gegenteil!

Was du willst ist erstmal klar…du willst schnell starten bzw. umsetzen und Geld verdienen.

Aber, wie bereits mehrfach erwähnt, wissen die Meisten nicht wie genau, was dazu wirklich notwendig ist und vergessen dabei die korrekte Planung oder verlieren den Überblick.

Die Folgen ist bei Gründer:innen wie auch bei bereits am Markt bestehenden Unternehmen klar. Langfristig sind Umsatzeinbußen oder sogar ein komplettes Scheitern unvermeidbar.

Baust du dir als Gründer:in von Anfang an ein wackeliges Fundament oder verschläfst als Unternehmer:in Anpassungs- und Optimierungsmöglichkeiten, dann wirst du langfristig ernsthafte Probleme haben.

Wie kannst du also dein Business so aufbauen oder verändern, wie du es gerne hättest und dabei all die „Eisberge umschiffen“?

Mach es von Anfang an professionell, effizient und betrachte es immer als möglichst gesund wachsenden Prozess, den es ständig zu hinterfragen gilt. Und das sollte möglichst jeden deiner Unternehmensbereiche betreffen. Von der Akquise und Webemaßnahmen über Vertrieb, Kundenservice und Buchhaltung bis zu rein internen Bereichen, wie z.B. Personal.

Und DAS sollte genau das sein, was du willst.

Ob du mit einem Unternehmen startest oder es Umbauen willst/musst – dein Bestreben sollte es nicht nur sein professionell und zukunftsorientiert aufgestellt zu sein, sondern auch so effizient wie möglich dabei zu sein.

Professionalität verschafft dir intern zufriedene Mitarbeiter, extern ein gutes Image und damit letztlich mehr Aufträge und mehr Einnahmen. Effektivität kann diesen Faktor um ein Vielfaches steigern, dich und deine Mitarbeiter entlasten oder mehr Zeit für weitere Aufträge schaffen.

Mehr von beidem erreichst du vor allem, idem du dir deine Prozesse bzw. Abläufe und bestehenden Zahlen anschaust, analysierst und optimierst.

Mit einem gewissen Zeitaufwand für dich und deine Mitarbeiter kannst du dies Step by Step selbst erledigen oder einen externen Profi damit beauftragen.

Wie in den anderen Artikeln bereits erklärt und berechnet: du solltest aus zeitlichen, fachlichen, rechtlichen und auch finanziellen Gründen zumindest einen Experten zum jeweiligen Thema befragen.

Ob und wen du letztlich beauftragst, musst du selbst wissen. Nur du weißt, was du willst und wie du es angehen möchtest.

Bedenke jedoch: es kostet dich eine Menge Zeit, die du besser verwenden kannst und solltest, wenn du und/oder deine Mitarberiter:innen sich mit einzelnen Themen beschäftigen, kostet es zusätzlich Zeit und, ob die Ergebnisse fachlich und rechtlich korrekt ausgearbeitet sind ist ungewiss.

Was du willst und was du solltest unterscheiden sich also nur in der Frage deines persönlichen Aufwands – ob zeitlich oder finanziell.

Im nächsten Abschnitt zeige ich dir, dass du BEIDES minimieren kannst und wie das geht.

Wir haben festgestellt, dass du professionell und effizient sein willst und solltest.

Ebenso haben wir festgestellt, dass du das entweder allein oder mit professioneller Unterstützung erreichen kannst.

Zu guter Letzt haben wir festgestellt, dass es allein zu versuchen auf keiner Ebene Sinn ergibt.

Also…was brauchst du denn nun wirklich? Wer kann und sollte dir wobei helfen? Und was bringt dir das alles?

Wie in den Artikeln „Braucht man wirklich Profis?“ und „Gründen ohne Budget – geht das?“ bereits erklärt, gibt es neben vielen individuellen Faktoren, Bedürfnissen und Voraussetzungen ganz allgemeine Dinge, die du beachten solltest.

Dazu solltest du dir einfach die jeweiligen Fragen stellen:

1. Wo und wie komme ich an Kunden
2. Wie organisiere ich meine Verwaltung/Office-Management?
3. Wie baue ich mein Kundenmanagement auf?
4. Was ist mit der Buchhaltung und den Finanzen?
5. Wie behalte ich den Überblick über mein Unternehmen?
6. Was muss ich bei Formalitäten und Verträgen beachten?
7. Wer macht was, warum und wie?

Für jede dieser Fragen und noch vieler mehr gibt es den jeweiligen Experten.

Gehen wir sie mal durch – wenn auch nur oberflächlich. Für eine individuelle Analyse und ein maßgeschneidertes Konzept kannst du uns gerne konsultieren und vorab dein kostenloses Erstgespräch mit uns führen, um uns kennenzulernen! Dazu HIER mehr.

Zu 1.: Dein Aushängeschild und meist erste Anlaufstelle ist und bleibt zunächst deine Website. Dazu kann ich dir nur empfehlen, dich zwar mit der Materie, den Inhalten, dem grundsätzlichen Design und den gewünschten Funktionen auseinanderzusetzen, aber beauftrage in jedem Fall einen Webdesigner/Programmierer damit. Deine Website ist quasi deine digitale Visitenkarte und die sollte professionell aussehen. Ein weiterer wichtiger Faktor, der eng mit deiner Website verknüpft ist, ist Social Media. Je nach deiner bevorzugten Zielgruppe, solltest du Profile auf Facebook, Instagram, Twitter, YouTube, LinkedIn und ggf. TikTok haben. Aus eigener Erfahrung kann ich dir sagen, dass es nicht nur schwer ist in die jeweilige Materie zu finden, sondern auch sehr zeitintensiv, wenn du es werbewirksam nutzen möchtest und regelmäßig postest. Auch hier solltest du für den Aufbau und das Betreiben der jeweiligen Profile ein Profi hinzuziehen. Zusätzlich kannst und solltest du dir auf jeden Fall noch Gedanken über Fahrzeugwerbung, Visitenkarten und weiterer Werbung in z.B. Printmedien (Tageszeitungen, Zeitschriften, Fachmagazine etc.), die sich mittlerweile auch online aufgestellt haben, machen.

Zu 2.: Egal in welcher Branche du tätig bist oder wie du dich (re-) organisieren möchtest, du benötigst immer eine funktionierende Verwaltung bzw. ein gut aufgestelltes Office-Management. Damit dir das gelingen kann solltest du vor allem 2-3 Bereiche sehr intensiv beleuchten. Der wichtigste Faktor ist, wie bei fast allen Unternehmensbereichen, hier vor allem eine effiziente Ablaufplanung. Und auch hier gilt wieder: beschäftige dich mit deinen Prozessen und plane deine Abläufe nach deine Wünschen – ein Blick von außen durch einen Profi ist jedoch Gold wert und erspart dir viele Probleme. Genauso beim zweiten Faktor, die richtige Soft- und Hardware. Das Thema Soft- und Hardware hängt vor allem hier eng mit dem Thema Abläufe und Prozesse zusammen und sorgt besonders hier für die notwendige Effizienz. Angefangen von den für dein Unternehmen richtigen Kommunikationswegen und dann eben auch -mitteln über Datenmanagement, ggf. Projekt-Software oder branchenübliche Software bis zur Buchhaltung und einer entsprechenden Finanzsoftware. Hast du deine Abläufe wunschgemäß geplant und deine Prozesse effizient gestaltet, weißt du, was jede einzelne Software können muss, um dein Office-Management zu vervollständigen und deinen Verwaltungsapparat nahezu zum Selbstläufer zu machen. Nun geht es darum die passende Software zum besten Preis zu erhalten und sie zusammen mit den geplanten Prozessen zu installieren. Trotz aller Automatisierung und Digitalisierung kommt, je nach Größe und Ausrichtung deines Unternehmens, noch ein weiterer, wichtiger Faktor hinzu…deine Mitarbeiter:innen! Sie sollten als erste Anlaufstelle für Kunden, aber auch andere Unternehmensbereiche, fachlich gut aus- und weitergebildet sein und stets in den aktuellen Prozessen und der dazugehörigen Soft- und Hardware geschult sein.

Zu 3.: In dein Kundenmanagement fließen viele Bereiche mit ein – vor allem die bereits genannten ->deine Online-Präsenz, also deine Kundengewinnung und erste Kontaktmöglichkeit; und dein Office-Management, welches alles vom Erstkontakt bis hin zur Auftragserteilung organisiert. Im ersten Step geht es bei einem effizienten Kundenmanagement darum alle für dein Unternehmen und das Projekt notwendigen Daten zu sammeln, anschließend zu verarbeiten und zu speichern. Das alles muss nicht nur vollständig und auf relevanter Basis geschehen, sondern vor allem auch sicher und rechtskonform. Dabei solltest du dich nicht nur in Sachen IT (Hard- u. Software), sondern auf jeden Fall auch rechtlich beraten lassen. Ein effizientes Kundenmanagement verschafft dir nicht nur den Vorteil, dass du jederzeit über deine Kunden und ggf. laufende Projekte/Aufträge informiert bist – es gibt dir auch die wertvolle Möglichkeit langfristige Geschäftsbeziehungen zu pflegen und schnell auf Kundenanfragen reagieren zu können. Wichtig sind die richtigen Kommunikationsmittel und -wege, die Möglichkeit rechtskonform alle benötigten Daten zu erhalten und sie anschließend korrekt zu verarbeiten und zu nutzen. Dabei stehen neben geeigneter Software auch wieder Prozesse und Mitarbeiter im Vordergrund.

Zu 4.: Idealerweise ziehst du von Anfang an eine:n Steuerberater:in hinzu. Sie oder er kann dich in den fundamentalen Fragen beraten und so von Anfang an dazu beitragen, dass du steuerrechtlich alles richtig machst, alles im Bereich des Möglichen ausschöpfst und somit nicht unnötig Geld „verschenkst“. Eine gute steuerliche Beratung sorgt dafür, dass du dich sowohl im Tagesgeschäft als auch bei langfristigen Planungen sicher bewegst. Zudem hast du bei einem dauerhaften Vertragsverhältnis immer einen kompetenten Ansprechpartner, der dir weiterhelfen kann. Um dir, aber auch deinem Steuerbüro, die Arbeit zu erleichtern, Zeit und Papierkram zu sparen, setzt du am besten auch hier eine entsprechende Finanzsoftware ein. Im Idealfall hast du damit nicht nur deine Finanzen tagesaktuell im Blick, kannst reagieren und hast jederzeit die Kontrolle, sondern kannst auch hier wieder automatisieren. Einnahmen und Ausgaben können automatisch zugeordnet und verbucht werden, du kannst dir Auswertungen, Statistiken und sogar Alarmierungen einrichten und von überall darauf zugreifen. Zudem beinhalten die meisten Programme bereits alle Standard-Formulare, wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen und bieten zusätzlich digitalen Versand, sowie eine Schnittstelle zu deinem Steuerbüro an.

Zu 5.: Hier schließt sich der Kreis, denn hier laufen quasi alle vorher genannten Bereiche und Faktoren zusammen. Um wirklich den Überblick über dein Unternehmen zu behalten, also immer über alles informiert zu sein und entsprechend reagieren zu können, benötigst du sowohl effiziente Prozessketten als auch geeignete Hard- und Software und (je nach Größe deines Unternehmens) natürlich fähige Mitarbeiter. Erst dann kannst du von überall in der Welt und zu jedem Zeitpunkt einen aktuellen und vollständigen Blick auf dein Unternehmen werfen, bist aussage- und handlungsfähig. Willst du es noch professioneller angehen oder musst du es vielleicht sogar aufgrund der Unternehmensgröße, empfehle ich dir zusätzlich ein CRM (Customer Relationship Management), in dem idealerweise alle Daten und Infos zusammengeführt und entsprechend aufbereitet abrufbar sind. Zusätzlich hast du bei einem CRM die beste Möglichkeit Vorgänge und die Kommunikation mit deinen Kunden zu dokumentieren.

Zu 6.: Dies kann eine sehr individuelle Frage sein. Allgemein würde ich dir jedoch zunächst empfehlen Kontakt mit deiner Gemeinde bzw. der Stadt, dem zuständigen Finanzamt und der IHK aufzunehmen und das Existenzgründer-Portal (auch geeignet für bestehende Unternehmen!) zu besuchen. Dort erhältst du nicht nur detaillierte Infos, sondern auch alle notwendigen Anträge und Formulare z.B. für deine Gewerbeanmeldung, steuerliche Erfassung und Einstufung und ggf. Erlaubnispflichten und besonderer Genehmigungen. Neben den Hilfen in Gründer-Foren, erhältst auf unserer Website oder in einer individuellen Beratung umfassende Infos und Unterstützung bei allen Formalitäten und dem Behörden-Chaos. Bei Verträgen kommt es darauf an, ob es sich um von dir erstellte Vertragsvorlagen etc. handelt oder um die Auswahl und das Management der für dein Unternehmen geeigneten Dienstleistungsverträge o.ä. All das, was du in dieser Richtung erstellst (dies gilt auch und vor allem für deine AGB, Datenschutzerklärung etc.) solltest du von einem Rechtsanwalt erstellen oder zumindest prüfen lassen. Externe Verträge solltest du ebenfalls immer auf Inhalte und Konditionen prüfen bzw. prüfen lassen. Ein Experte kann mit dir zusammen ermitteln, welche Verträge du in welcher Ausprägung benötigst und dir diese im Idealfall zu vergünstigten Konditionen vermitteln.

Zu 7.: Das sind die elementaren Fragen, wenn es um deine Partner, Mitarbeiter und vor allem deine internen Geschäftsabläufe und -prozesse geht. Hast du, wie in den anderen Punkten deine Prozesse aufgestellt, geht es nun u.a. darum, wer was macht und was du überhaupt für einen Personalbedarf hast. Da es auch hier um Effizienz und letztlich Geld geht, solltest du diesen elementaren Punkt nicht vernachlässigen. Bist du selbst oder sind deine Mitarbeiter überfordert und überarbeitet, ist das fast genauso problematisch, wie unterfordert zu sein und die meiste Zeit unproduktiv zu verbringen. Hier gilt es mit allen zur Verfügung stehenden Mitteln (Prozesse, Software, Automatisierung und Digitalisierung) maximale Effizienz zu erreichen, also die Faktoren produktive Arbeitszeit, (Personal-) Kosten und individuellen Aufwand im Blick zu haben und eine gewisse Balance zu schaffen. Dein persönliches Ziel als Einzelkämpfer:in oder aber als Inhaber/Geschäftsführer sollte es sein so wenig wie möglich „Verwaltungsarbeiten“ zu erledigen, sondern dich eher auf deine Kunden, Projekte, Zukunftspläne und Ideen zu konzentrieren. Nur so schaffst due es in jeder Lage und in jeden Entwicklungsstadium deines Unternehmens entsprechende Ergebnisse zu erzielen und die weiterzuentwickeln.

Auch in diesem Artikel konntest du erkennen, wie eng deine Unternehmensbereiche tatsächlich miteinander verknüpft sind und wie wichtig es ist sich professionell und effizient aufzustellen. Der beste, sicherste und auch günstigste Weg bleibt meistens einen Experten hinzuzuziehen. Manchmal in einzelnen Bereichen, manchmal in Kombination mit weiteren Profis und manchmal sollte es ein Allrounder sein, der nicht nur mehrere Unternehmensbereiche optimieren, sondern als Externer auch die einzelnen Bereiche koordinieren kann.

Die passenden Lösungen und Experten findest du HIER und natürlich bei UNS!